Aktuelle Projekte

Neugestaltung der Hochschulstatistik

In Zusammenarbeit mit der Stabsstelle „Strategischen Planung“ und der Pressestelle werden der Zahlenspiegel und die Hochschulstatistik inhaltlich überarbeitet und gestrafft. Die Neugestaltung beinhaltet auch eine redaktionelle Überarbeitung und ein zeitgemäßes Layout.

Campus Management Systems (CMS)

Mit der Umstellung des CMS wird die System­architektur vollständig auf eine webbasierte Lösung umgestellt. Die Umstellung beginnt im Dezember 2018 und wird aufgrund der Komplexität und der internen Abhängigkeiten bis Ende 2023 modular (APP, STU, EXA) durchgeführt. Dieses Projekt bietet neben einer verbesserten dv-technischen Unterstützung zusätzlich die Chance einer Standardisierung und Vereinfachung von Prozessen.

Im Rahmen Ihrer Modularisierungsstrategie und der HISinOne-Einführung ist die Entwicklung einer Softwareunterstützung für die Studiengangkonzeption („Studiengangplaner“) vorgesehen, um im Anschluss eine automatische Übernahme des Datenbestands in HISinOne vornehmen zu können. Die Akkreditierungsunterlagen (wie z. B. Modulhandbuch, Personalhandbuch) und Ordnungen (z. B. Ausführungsbestimmungen und Wahlpflichtmodulkataloge) sollen mit dem „Studiengangplaner“ automatisch erzeugt werden können.

Business-Intelligence-System (BI)

Parallel zur HISinOne-Einführung wird seit 2017 in einem mehrjährigen Projekt (bis 2023) das Business-Intelligence-System der HIS eG als zentrales Instrument zur Bereitstellung von statistischen Daten und somit auch zur Hochschulsteuerung eingeführt.

Zunächst sollen in der ersten Phase Auswertungen und Management­kennzahlen aus Bewerber-, Studierenden- und Prüfungsdaten zur Verfügung stehen. Sobald entsprechende Schnittstellen verfügbar sind, sollen in einer zweiten Phase (2020 -2023) auch Personaldaten aus SAP R/3, Raum- und Gebäudedaten aus dem Raumkataster oder später aus dem Facility Management System zur Verfügung stehen.

Digitalisierung

Im Rahmen der digitalen Transformation innerhalb der TU Clausthal wird auch das Dezernat 2 seinen Beitrag leisten. Mit der Vermeidung von Medienbrüchen und der Prozessunterstützung durch  digitale Workflows können Bearbeitungszeiten verkürzt und mittelfristig eine Entlastung von administrativen Tätigkeiten erzielt werden. Deshalb sollen vor allem Prozesse mit einem entsprechend hohen Potenzial identifiziert und danach digitalisiert werden. Die Umsetzung soll möglichst mit vorhandenen Werkzeugen (Dokumenten Management System, Formularserver, Sharepoint) erfolgen.
Beispiele dafür sind:

  • Urlaubsantrag:
    Mit dem Formularserver und einer Schnittstelle zur Zeitwirtschaft soll ein Workflow implementiert werden, der die Bearbeitung des Urlaubsantrages digitalisiert. So wird der Antrag digital vom Vertreter freigegeben, vom Vorgesetzten genehmigt und über eine Schnittstelle automatisch in der Zeitwirtschaft verbucht. Ein Pilotprojekt wird aktuell mit dem Rechenzentrum umgesetzt. Sollte das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen werden, ist das Ausrollen in der Verwaltung geplant.
  • Lehraufträge:
    Mit dem Formularserver soll der Prozess zwischen Instituten, Fakultäten und Personalabteilung papierlos und als Workflow umgesetzt werden.
  • Einstellungsanträge:
    Ebenfalls mit dem Formularserver soll neben dem seit Jahren erfolgreich genutzten Einstellungsantrag für studentische Hilfskräfte auch der Einstellungsantrag für Mitarbeiter als Workflow bereitgestellt werden.
  • Bearbeitung von Masterbewerbungen:
    Der Prozess zur Bearbeitung von Masterbewerbungen soll nicht mehr per Email und papiergebunden erfolgen, sondern mit Hilfe des DMS digitalisiert werden.
  • Bearbeitung von E-Rechnungen:
    Der Prozess wurde in einem Pilotprojekt mithilfe des DMS und einer eigenentwickelten Schnittstelle technisch abgebildet. Jedoch wird aktuell abgewartet, ob das CCC (Customer Competence Center) eine landeseinheitliche Lösung, die neben sowohl von PDF-Dateien auch XML-Dateien gesetzeskonform archivieren kann und eine digitale Bearbeitung in SAP ermöglicht, zur Verfügung stellen kann.


Teilweise können Prozesse nicht mit den oben genannten Standardtools umgesetzt werden. Werden keine anderen Lösungen für eine sinnvolle Prozessabbildung am Markt angeboten, ist in Ausnahmefällen auch eine Eigenentwicklung zielführend: (LVVO).
Es soll eine Anwendung entwickelt werden, welche die Erfassung der Lehrverpflichtungen durch die Lehrenden digitalisiert und SOLL-IST Vergleiche aus den Planungs- und Nachweisdaten ermöglicht. Die erste Projektphase für die Erfassung der Daten ist in der Testphase. Die zweite Phase mit der Umsetzung der Benutzerverwaltung, des Soll-Ist-Vergleichs und den Auswertungs­funktionen soll bis 30.09.19 abgeschlossen werden.

(Bau-Onlineit) dieser Anwendung soll der bislang papiergebundene Prozess zur Aktualisierung des Raum­bestandes digitalisiert werden. Damit können Raumbestandsauswertungen nutzerbezogen erstellt  und die Änderungsmeldungen an das Dezernat 4 erfasst werden.