Drittmittel

Die Einwerbung und der Einsatz von Drittmitteln durch die Mitglieder der Universität werden vom Präsidium ausdrücklich erwartet. Besonders die drittmittelfinanzierte Forschung hat für die TU Clausthal eine hohe Bedeutung, denn sie dokumentiert die Stellung der Hochschule als Forschungshochschule. Die in der Forschung tätigen Mitglieder der Hochschule sind aufgefordert, ihre Bemühungen auf die Einwerbung von Drittmitteln zu richten. Das Präsidium wird sie dabei nach Kräften unterstützen.

1 Rechtliche Grundlagen

Die Hochschulen dienen entsprechend ihrer Aufgabenstellung der Pflege und der Entwicklung der Wissenschaften und der Künste durch Forschung und künstlerische Vorhaben sowie durch Lehre, Studium und Weiterbildung (§ 3 Abs. 1 Satz 1 NHG i. V. m.  § 2 Abs. 1 Hochschulrahmengesetz).

Der Bereich der Drittmittelforschung ist insbesondere durch § 22 NHG geregelt.
§ 22 Absatz 1 lautet:

„Die in der Forschung tätigen Mitarbeiter der Hochschule sind berechtigt, im Rahmen ihrer dienstlichen Auf-gaben Forschungsvorhaben durchzuführen, die aus Mitteln Dritter finanziert werden. Solche Vorhaben sind gegenüber dem Präsidium anzuzeigen. In der Anzeige sind der finanzielle Ertrag und der Aufwand darzustel-len. Die Vorhaben sind über den Haushalt des Trägers abzuwickeln. Die Mittel können abweichend von den für Haushaltsmittel des Trägers geltenden Regelungen nach den Bedingungen der Drittmittelgeber bewirt-schaftet werden, soweit die Bindung der Mittel an die Aufgaben der Hochschule gewährleistet ist. Das Präsi-dium regelt die Bewirtschaftung der Drittmittel. Es hat den forschenden Mitgliedern der Hochschule im Rah-men der ihnen vom Drittmittelgeber zugedachten Verantwortung weitgehende Dispositionsmöglichkeiten ein-zuräumen.“

2 Begriff der Drittmittel

Drittmittel in diesem Sinne sind alle Geldzuwendungen, die der TU Clausthal, ihren Einrichtungen oder ihren Mitgliedern von dritter Seite zur Förderung von Forschung und Entwicklung sowie des wissen-schaftlichen Nachwuchses und der Lehre oder für andere wissenschaftliche Zwecke zur Verfügung ge-stellt werden, wobei hierzu auch die Entgelte aus der Auftragsforschung zählen. Es werden folgende Ar-ten von Drittmitteln zur Förderung der Forschung, der Lehre und der Weiterbildung unterschieden:

a)    Zuwendungen/Zuschüsse Dritter (Antragsprojekte),
b)    Entgelte aus Aufträgen Dritter (Auftragsprojekte),
c)    andere Mittel Dritter,
       ca) Entgelte für Lehre und Weiterbildung,
       cb) Sonstige.

Zuschüsse Dritter stellen eine Vorteilsgewährung von Dritten ohne besondere Gegenleistungsverpflichtung dar. Keine Gegenleistung in diesem Sinne sind Abschlussberichte, Schlussverwendungsnachweise u. ä.

1 Zuschüsse Dritter für Forschung und Entwicklung

Beispiele:
-    Projektmittel der Forschungsförderung des Bundes, der Länder, der EU und anderer öffentlicher Stellen,
-    Mittel der DFG (einschließlich der Programmpauschale) für Graduiertenkollegs, die Exzellenzinitiative, Sonderforschungsbereiche, Forschergruppen, das Normal- und Schwerpunktverfahren, im Rahmen der Forschungsförderung nach Artikel 91b GG,
-    Mittel für Forschungszwecke von anderen Ländern,
-    Geldspenden sowie Sachspenden für Forschung, (wobei diese an der TU Clausthal dem Körperschaftsvermögen zufließen),
-    Wissenschaftspreise mit einer Zweckbindung bezüglich der Forschung.

2 Zuschüsse Dritter für Lehre

Zu den Zuschüssen Dritter für Lehre sind beispielhaft zu zählen, sofern sie für die Lehre gewährt werden:
-    Mittel der Bundesagentur für Arbeit im Rahmen von ABM,
-    Stiftungslehrstühle und –professuren,
-    Mittel der Hochschulförderungsgesellschaften,
-    Geldspenden und Sachspenden für Lehre,
-    Wissenschaftspreise mit einer Zweckbindung bezüglich der Lehre.

Die TU Clausthal ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts im Rahmen ihrer hoheitlichen (nichtwirtschaftlichen) Tätigkeiten nicht umsatzsteuerpflichtig. Die Forschung aus Zuschüssen Dritter gehört zur hoheitlichen Tätigkeit.

3 Verwendung der Zuwendungen/Zuschüsse Dritter

Zuwendungen sind gemäß der vom Geldgeber festgelegten Zweckbestimmung zu verwenden und nach dessen Bedingungen zu bewirtschaften, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. Die Zweckbestimmung ergibt sich aus der jeweiligen Bewilligung bzw. Vereinbarung. Wenn der Geldgeber den Verwendungszweck nicht näher bestimmt hat, können die Zuwendungen/Zuschüsse nach freiem Ermessen für wissenschaftliche Zwecke in Anspruch genommen werden.

Aufträge Dritter sind Vorhaben, deren Ergebnisse ausschließlich oder mindestens zum Teil dem Geldgeber zur Verfügung und Verwertung bereitgestellt werden müssen. Unter die Aufträge Dritter fallen:

-    Forschungsvorhaben (Auftragsforschung),
-    Gutachten und Befundberichte,
-    Durchführung von Untersuchungen und
-    anderer Dienstleistungen.

Enthalten die abgeschlossenen Verträge folgende Bestandteile, weist dies auf die Durchführung eines Auftrages hin:

-    Einschränkung der Veröffentlichungspflicht,
-    Vereinbarungen, die darauf gerichtet sind, dass Ergebnisse eines Forschungsvorhabens ein-schließlich der alleinigen Nutzung von Rechten, Erfindungen und Schutz-, Benutzungs- oder Nutzungsrechten auf den Geldgeber übergehen,
-    Anwendung öffentlichen Preisrechts.

Bei der Durchführung von Aufträgen werden Leistung und Gegenleistung erbracht.

Sie sind deshalb
-    der wirtschaftlichen Tätigkeit zuzuordnen und
-    unterliegen damit grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht.

Die Entgelte aus Aufträgen Dritter sind in erster Linie für die Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen, speziell der dafür notwendigen Personal- und Sachkosten, zu verwenden. Zu den Personalkosten gehören
-    die Kosten für das unmittelbar auftragsbezogen beschäftigte Personal sowie
-    die anteiligen Kosten aller weiteren Personen, die an der Erfüllung der Aufträge beteiligt waren
in dem Umfang, der sich aus Zeitaufschreibungen ergibt, zuzüglich eines Overheadsatzes, der jährlich auf der Grundlage des vorhergehenden Jahresabschlusses errechnet wird.

1 Kalkulation des Entgelts

1.1 Landesregelungen

Für die Kalkulation von Auftragsentgelten hat das Land Niedersachsen einen engen Rahmen gesetzt. Folgende Regelungen sind zu beachten:

„Die Drittmittel müssen alle bei der Durchführung eines Vorhabens im Auftrag von Dritten entstehenden zusätzlichen Kosten decken und zu den übrigen Kosten angemessen beitragen.“ (§ 22 Abs. 3 Satz 1 NHG).
„Werden bei der Durchführung eines Vorhabens im Auftrag von Dritten Leistungen erbracht, die auch gewerblich angeboten werden, so müssen die Drittmittel für diese Leistungen entsprechend der im gewerblichen Bereich üblichen Entgelte bemessen sein.“ (§ 22 Abs. 3 Satz 3 NHG).

Die für die Hochschule verbindliche Bilanzierungsrichtlinie erhält ergänzend folgende Regelungen:

„Bei der Erstellung eines Angebots ist darauf zu achten, dass die kalkulierten Entgelte die entstehenden Personal- und Materialkosten sowie Kosten für die Inanspruchnahme des vorhandenen Personals und der verwendeten Einrichtungen decken. Nach dem Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwick-lung und Innovation (2014/C 198/01) der Kommission der Europäischen Union müssen die Hochschulen für wirtschaftliche Tätigkeiten ihren Auftraggebern Vollkosten in Rechnung stellen. Im Jahresabschluss der Hochschule müssen diese Tätigkeiten vom hoheitlichen Bereich abgegrenzt und der Nachweis erbracht werden, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten tatsächlich zu Vollkosten erbracht wurden (sog. Trennungsrechnung)."

1.2 Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation

Für wirtschaftliche Tätigkeiten müssen die Hochschulen ihren Auftraggebern Vollkosten in Rechnung stellen. Im Jahresabschluss der Hochschule müssen diese Tätigkeiten vom hoheitlichen Bereich abgegrenzt und der Nachweis erbracht werden, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten tatsächlich zu Vollkosten erbracht wurden (sog. Trennungsrechnung).

Wirtschaftliche Tätigkeiten im Sinne des Unionsrahmen sind

-    Forschungstätigkeiten in Ausübung von Verträgen mit der gewerblichen Wirtschaft,
-    Vermietung von Forschungsinfrastruktur,
-    Beratungstätigkeit und
-    Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen.

Forschungsdienstleistungen liegen vor, wenn

-    ein Vorhaben im Auftrag eines Unternehmens ausgeführt wird,
-    der Auftragnehmer für seine Dienstleistung ein angemessenes Entgelt erhält,
-    der Auftraggeber die Konditionen für diese Dienstleistungen festlegt und
-    im Regelfall der Auftraggeber die Rechte an den Forschungsergebnissen erhält und das Risiko eines Scheiterns trägt.

Zur Vermeidung von Quersubventionen zu Gunsten der wirtschaftlichen Tätigkeit müssen die Hochschulen ihre Dienstleistungen zum Marktpreis erbringen oder, falls kein Marktpreis vorliegt, die Dienstleistung zu einem Preis erbringen, der sowohl sämtliche Kosten als auch eine angemessene Gewinnspanne enthält. Von den zwei Alternativen des Gemeinschaftsrahmens wird der Kalkulation zu Vollkosten plus der geforderten Gewinnspanne der Vorrang zu geben sein, da in den meisten Fällen ein Marktpreis nicht existiert bzw. nicht nachgewiesen werden kann.

Projekte, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen sind stets der wirtschaftlichen Tätigkeit nach dem Gemeinschaftsrahmen der EU zuzurechnen und unterliegen der Trennungsrechnung!

1.3  Kalkulationsschema, Personalkosten und Gewinn

Für den internen Nachweis, dass das Projekt zu Vollkosten kalkuliert ist, dient das Kalkulationsschema (s. auch Nr. 5.1.3 der Drittmittelrichtlinie).

Die Grundlage für die Kalkulation von Personalkosten im Rahmen der wirtschaftlichen Tätigkeit ist der hochschulspezifische Durchschnittsatz, der aus den Ist-Personalkosten je Besoldungs-/Entgeltgruppe jährlich ermittelt wird. In Höhe dieser Durchschnittssätze müssen künftig auch die Personalkosten aller am Projekt beteiligten Personen – unabhängig davon, woraus sie finanziert werden – bei der Kalkulati-on berücksichtigt werden. Hinzu kommt als kalkulatorischer Aufschlag ein
Overheadsatz. Beide Werte zusammen ergeben den Personalkostensatz (in Stunden-, Monats-, oder Jahreswerten), der in die Kalkulation der Projekte eingeht. Die Tabelle der Personalkostendurchschnittsätze wird im Intranet der Hochschule unter „Verwaltung intern“ bekannt gegeben.

Im Laufe der Projektdurchführung werden diese Personalkosten auf die Projektkostenstellen (bei Aufträgen mit eigenen Kostenstellen oder aber auf die Kostenstelle „Kleinaufträge“, wenn der Auftrag darüber abgewickelt wird) umgebucht.

Der Gemeinschaftsrahmen der EU verlangt außerdem, dass bei der Kalkulation von Auftragsprojekten ein angemessener, positiver Gewinn unter Berücksichtigung der aktuellen Marktsituation und der Nutzung von Rechten aus der Verwertung von Forschungsergebnissen zu berücksichtigen ist.

Diese Kalkulation ist nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt!

1.4 Angebote und Vertragsabschlüsse

Aufträge werden zum überwiegenden Teil von privaten Unternehmen, aber auch von öffentlichen Einrichtungen erteilt. Dazu sind im Rahmen von Verhandlungen zwischen Projektleitung und Unternehmen Angebote zu erstellen. Zunächst ist die Leistung zu beschreiben und mindestens zu Vollkosten zuzüglich eines angemessenen Gewinns anzubieten.

Zur Durchführung von Drittmittelaufträgen sollte ein F+E-Vertrag geschlossen werden, der ausgewogene Regelungen zu Zahlungsweise, Ergebnisverwertung, Gewährleistung, Haftung, Kündigung, usw. enthält. Ein entsprechendes Vertragsmuster für F+E-Verträge steht im Intranet der Hochschule zur Verfügung.

Oft werden Aufträge auf Bestellvordrucken erteilt, die im Regelfall allgemeine Geschäftsbedingungen des Unternehmens enthalten. Diese sind hinsichtlich Gewährleistung und Haftung oft ungünstig für die TU Clausthal. In diesen Fällen sollten die Angebote neben der Leistungsbeschreibung und Vergütung bereits die Rahmenbedingungen der TU Clausthal für F+E-Aufträge enthalten. Die Bedingungen der TU Clausthal sind ebenfalls im Intranet der Hochschule zu finden. Der dort abgedruckte Text sollte nach der Leistungsbeschreibung und Nennung des Preises direkt in das Angebot eingefügt werden.

2 Zeiterfassung und Personalkostenumbuchungen

Für die Berechnung der Vollkosten im Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit ist der Zeitnachweis aller in den entsprechenden Projekten geleisteten Arbeitsstunden unumgänglich. Daher muss die gesamte im Rahmen der Auftragsforschung angefallene Arbeitszeit wie folgt erfasst werden:

-    All diejenigen, die an Auftragsprojekten mitwirken, müssen Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Zeit sie für die jeweiligen Auftragsprojekte aufgewendet haben.
-    Die Arbeitszeit ist täglich zu erfassen und – zusammengefasst pro Hochschuleinrichtung – in monatlichen Rhythmus an die Hochschulverwaltung zu melden.
-    Die sich aus der anteiligen Arbeitszeit ergebenden Personalkosten werden auf die Auftragsprojekte umgebucht.

Auf den Projektkostenstellen erscheint die Belastung der Personalkosten und der Overheads in getrennten – budgetmindernden – Positionen.

Weitere Informationen sowie Zeiterfassungsformulare sind im Intranet verfügbar.

3 Rechnungsstellung

Das vereinbarte Entgelt muss den Vertragspartnern je nach Vertrags- oder Auftragsbedingungen frist- und formgerecht in Rechnung gestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass mit Erfüllung der Vertragsverpflichtungen bzw. mit Fertigstellung der Leistung abzurechnen ist. Die Rechnungen sind als Abschlags- bzw. Schlussrechnungen zu bezeichnen.

Rechnungen müssen dabei neben Namen und Anschrift des Leistungsempfängers folgende Angaben enthalten:

-    Ausstellungsdatum,
-    Rechnungsnummer,
-    Steuernummer bei Inlandsrechnungen            : 21/204/50018,
-    Umsatzsteuer-ID-Nummer bei Auslandsrechnungen    : DE 811 282 802,
-    Menge und handelsübliche Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
-    Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
-    Zeitpunkt der Fälligkeit,
-    Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag.

Werden Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt, ist der Grund der Steuerbefreiung anzugeben.

Rechnungen über Entgelte aus Aufträgen sind in Kopie an die Drittmittelverwaltung zu senden. Mit Beendigung des Auftrages ist eine Schlussrechnung zu erstellen.

Abweichungen von vereinbarten Zahlungsbedingungen zugunsten des Vertragspartners sind nur mit vorheriger Genehmigung der/des Beauftragten für den Haushalt zulässig. Sofern Forderungen der Hochschuleinrichtungen nicht vertragsgemäß erfüllt werden, ist dies umgehend anzuzeigen, um die rechtlich notwendigen Schritte einleiten zu können.

1. Landesregelungen

Für die Kalkulation von Auftragsentgelten hat das Land Niedersachsen einen engen Rahmen gesetzt. Folgende Regelungen sind zu beachten:

„Die Drittmittel müssen alle bei der Durchführung eines Vorhabens im Auftrag von Dritten entstehenden zusätzlichen Kosten decken und zu den übrigen Kosten angemessen beitragen.“ (§ 22 Abs. 3 Satz 1 NHG).
„Werden bei der Durchführung eines Vorhabens im Auftrag von Dritten Leistungen erbracht, die auch gewerblich angeboten werden, so müssen die Drittmittel für diese Leistungen entsprechend der im gewerblichen Bereich üblichen Entgelte bemessen sein.“ (§ 22 Abs. 3 Satz 3 NHG).

Die für die Hochschule verbindliche Bilanzierungsrichtlinie erhält ergänzend folgende Regelungen:

„Bei der Erstellung eines Angebots ist darauf zu achten, dass die kalkulierten Entgelte die entstehenden Personal- und Materialkosten sowie Kosten für die Inanspruchnahme des vorhandenen Personals und der verwendeten Einrichtungen decken. Nach dem Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwick-lung und Innovation (2014/C 198/01) der Kommission der Europäischen Union müssen die Hochschulen für wirtschaftliche Tätigkeiten ihren Auftraggebern Vollkosten in Rechnung stellen. Im Jahresabschluss der Hochschule müssen diese Tätigkeiten vom hoheitlichen Bereich abgegrenzt und der Nachweis erbracht werden, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten tatsächlich zu Vollkosten erbracht wurden (sog. Trennungsrechnung)."

2. Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation

Für wirtschaftliche Tätigkeiten müssen die Hochschulen ihren Auftraggebern Vollkosten in Rechnung stellen. Im Jahresabschluss der Hochschule müssen diese Tätigkeiten vom hoheitlichen Bereich abgegrenzt und der Nachweis erbracht werden, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten tatsächlich zu Vollkosten erbracht wurden (sog. Trennungsrechnung).

Wirtschaftliche Tätigkeiten im Sinne des Unionsrahmen sind

-    Forschungstätigkeiten in Ausübung von Verträgen mit der gewerblichen Wirtschaft,
-    Vermietung von Forschungsinfrastruktur,
-    Beratungstätigkeit und
-    Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen.

Forschungsdienstleistungen liegen vor, wenn

-    ein Vorhaben im Auftrag eines Unternehmens ausgeführt wird,
-    der Auftragnehmer für seine Dienstleistung ein angemessenes Entgelt erhält,
-    der Auftraggeber die Konditionen für diese Dienstleistungen festlegt und
-    im Regelfall der Auftraggeber die Rechte an den Forschungsergebnissen erhält und das Risiko eines Scheiterns trägt.

Zur Vermeidung von Quersubventionen zu Gunsten der wirtschaftlichen Tätigkeit müssen die Hochschulen ihre Dienstleistungen zum Marktpreis erbringen oder, falls kein Marktpreis vorliegt, die Dienstleistung zu einem Preis erbringen, der sowohl sämtliche Kosten als auch eine angemessene Gewinnspanne enthält. Von den zwei Alternativen des Gemeinschaftsrahmens wird der Kalkulation zu Vollkosten plus der geforderten Gewinnspanne der Vorrang zu geben sein, da in den meisten Fällen ein Marktpreis nicht existiert bzw. nicht nachgewiesen werden kann.

Projekte, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen sind stets der wirtschaftlichen Tätigkeit nach dem Gemeinschaftsrahmen der EU zuzurechnen und unterliegen der Trennungsrechnung!

3.  Kalkulationsschema, Personalkosten und Gewinn

Für den internen Nachweis, dass das Projekt zu Vollkosten kalkuliert ist, dient das Kalkulationsschema (s. auch Nr. 5.1.3 der Drittmittelrichtlinie).

Die Grundlage für die Kalkulation von Personalkosten im Rahmen der wirtschaftlichen Tätigkeit ist der hochschulspezifische Durchschnittsatz, der aus den Ist-Personalkosten je Besoldungs-/Entgeltgruppe jährlich ermittelt wird. In Höhe dieser Durchschnittssätze müssen künftig auch die Personalkosten aller am Projekt beteiligten Personen – unabhängig davon, woraus sie finanziert werden – bei der Kalkulati-on berücksichtigt werden. Hinzu kommt als kalkulatorischer Aufschlag ein
Overheadsatz. Beide Werte zusammen ergeben den Personalkostensatz (in Stunden-, Monats-, oder Jahreswerten), der in die Kalkulation der Projekte eingeht. Die Tabelle der Personalkostendurchschnittsätze wird im Intranet der Hochschule unter „Verwaltung intern“ bekannt gegeben.

Im Laufe der Projektdurchführung werden diese Personalkosten auf die Projektkostenstellen (bei Aufträgen mit eigenen Kostenstellen oder aber auf die Kostenstelle „Kleinaufträge“, wenn der Auftrag darüber abgewickelt wird) umgebucht.

Der Gemeinschaftsrahmen der EU verlangt außerdem, dass bei der Kalkulation von Auftragsprojekten ein angemessener, positiver Gewinn unter Berücksichtigung der aktuellen Marktsituation und der Nutzung von Rechten aus der Verwertung von Forschungsergebnissen zu berücksichtigen ist.

Diese Kalkulation ist nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt!

4. Angebote und Vertragsabschlüsse

Aufträge werden zum überwiegenden Teil von privaten Unternehmen, aber auch von öffentlichen Einrichtungen erteilt. Dazu sind im Rahmen von Verhandlungen zwischen Projektleitung und Unternehmen Angebote zu erstellen. Zunächst ist die Leistung zu beschreiben und mindestens zu Vollkosten zuzüglich eines angemessenen Gewinns anzubieten.

Zur Durchführung von Drittmittelaufträgen sollte ein F+E-Vertrag geschlossen werden, der ausgewogene Regelungen zu Zahlungsweise, Ergebnisverwertung, Gewährleistung, Haftung, Kündigung, usw. enthält. Ein entsprechendes Vertragsmuster für F+E-Verträge steht im Intranet der Hochschule zur Verfügung.

Oft werden Aufträge auf Bestellvordrucken erteilt, die im Regelfall allgemeine Geschäftsbedingungen des Unternehmens enthalten. Diese sind hinsichtlich Gewährleistung und Haftung oft ungünstig für die TU Clausthal. In diesen Fällen sollten die Angebote neben der Leistungsbeschreibung und Vergütung bereits die Rahmenbedingungen der TU Clausthal für F+E-Aufträge enthalten. Die Bedingungen der TU Clausthal sind ebenfalls im Intranet der Hochschule zu finden. Der dort abgedruckte Text sollte nach der Leistungsbeschreibung und Nennung des Preises direkt in das Angebot eingefügt werden.

Für die Berechnung der Vollkosten im Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit ist der Zeitnachweis aller in den entsprechenden Projekten geleisteten Arbeitsstunden unumgänglich. Daher muss die gesamte im Rahmen der Auftragsforschung angefallene Arbeitszeit wie folgt erfasst werden:

-    All diejenigen, die an Auftragsprojekten mitwirken, müssen Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Zeit sie für die jeweiligen Auftragsprojekte aufgewendet haben.
-    Die Arbeitszeit ist täglich zu erfassen und – zusammengefasst pro Hochschuleinrichtung – in monatlichen Rhythmus an die Hochschulverwaltung zu melden.
-    Die sich aus der anteiligen Arbeitszeit ergebenden Personalkosten werden auf die Auftragsprojekte umgebucht.

Auf den Projektkostenstellen erscheint die Belastung der Personalkosten und der Overheads in getrennten – budgetmindernden – Positionen.

Weitere Informationen sowie Zeiterfassungsformulare sind im Intranet verfügbar.

Das vereinbarte Entgelt muss den Vertragspartnern je nach Vertrags- oder Auftragsbedingungen frist- und formgerecht in Rechnung gestellt werden. Grundsätzlich gilt, dass mit Erfüllung der Vertragsverpflichtungen bzw. mit Fertigstellung der Leistung abzurechnen ist. Die Rechnungen sind als Abschlags- bzw. Schlussrechnungen zu bezeichnen.

Rechnungen müssen dabei neben Namen und Anschrift des Leistungsempfängers folgende Angaben enthalten:

-    Ausstellungsdatum,
-    Rechnungsnummer,
-    Steuernummer bei Inlandsrechnungen            : 21/204/50018,
-    Umsatzsteuer-ID-Nummer bei Auslandsrechnungen    : DE 811 282 802,
-    Menge und handelsübliche Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
-    Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
-    Zeitpunkt der Fälligkeit,
-    Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag.

Zum direkten Ausfüllen finden Sie Musterrechnungen im Formularwesen unter "Haushalt und Drittmittel".

Werden Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt, ist der Grund der Steuerbefreiung anzugeben.

Rechnungen über Entgelte aus Aufträgen sind in Kopie an die Drittmittelverwaltung zu senden. Mit Beendigung des Auftrages ist eine Schlussrechnung zu erstellen.

Abweichungen von vereinbarten Zahlungsbedingungen zugunsten des Vertragspartners sind nur mit vorheriger Genehmigung der/des Beauftragten für den Haushalt zulässig. Sofern Forderungen der Hochschuleinrichtungen nicht vertragsgemäß erfüllt werden, ist dies umgehend anzuzeigen, um die rechtlich notwendigen Schritte einleiten zu können.

1 Allgemeines

Zur Durchführung eines Forschungsvorhabens kann zusätzliches Personal eingestellt und aus den für das Forschungsvorhaben vorhandenen Mitteln vergütet werden. Das Personal ist in den Landesdienst zu übernehmen, jedoch längstens für den Zeitraum, für den die Mittel zur Verfügung stehen.
Aus den Drittmitteln müssen alle Kosten gedeckt werden, die durch die Beschäftigung des zusätzlichen  Personals  entstehen  (Vergütungen,  Löhne,  Versicherungsbeiträge, anteilige Kosten für die Landesunfallkasse (LUK), Zuwendungen, Urlaubsgeld, Übergangsgelder,  Beihilfe,  Trennungsgeld,  Fahrtkostenersatz,  Umzugskostenvergütung, Kosten für Einstellungs - und andere Untersuchungen usw.). Personalausgaben haben Vorrang vor Sachausgaben. Tarifliche Nachzahlungen sind ebenso wie Ausschlussfristen zu berücksichtigen.

2 Einstellungsverfahren bei befristeten Arbeitsverhältnissen

Das Vorschlagsrecht bei der Einstellung des Personals liegt bei dem Hochschulmitglied, das ein Vorhaben durchführt. Die Einstellung erfolgt durch die Hochschulverwaltung. Für den Abschluss befristeter Arbeitsverträge gelten die allgemeinen arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Mit den aus Drittmitteln zu vergütenden wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind grundsätzlich befristete Arbeitsverträge nach Maßgabe der Bestimmungen des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes abzuschließen.
Für das nichtwissenschaftliche Personal gelten die tarifrechtlichen und gesetzlichen Regelungen für befristete Arbeitsverhältnisse. Das Beteiligungsverfahren der Jobbörse Niedersachsen, die Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten sowie das Mitbestimmungsrecht des Personalrats sind zu beachten.
Für die Einstellung von Mitarbeitern aus Drittmittel ist der allgemein vorgesehene Einstellungsantrag  mit  Arbeitsplatzbeschreibung  zu  verwenden. Bei Neueinstellungen müssen dem Einstellungsantrag vollständige Personalunterlagen beiliegen.
Für die  rfassung  der Beschäftigungsverhältnisse im Personalmanagementverfahren SAP/HR wird eine Stellen-ID-Nr. vergeben, die die Finanzierung der Personalkosten dokumentiert und im Einstellungsantrag angegeben werden muss.
Bei  Beschäftigungsverhältnissen im Rahmen der Auftragsforschung (Kleinaufträge, Aufträge mit eigener Kostenstelle) wird pro Person nur eine Stellen-ID-Nr. vergeben.  
Die Belastung der Projekte mit den Personalkosten erfolgt nach Maßgabe der Zeitaufschreibungen (vergl. Nr. 5.2). Die Stellen dieses Personals sind einer besonderen Kostenstelle zugeordnet. Dadurch sollen Umbuchungen von Personalkosten im Gehaltsprogramm auf ein Mindestmaß reduziert werden.